Das Problem des Klienten

Das aktuelle System der Schriftgutverwaltung ist nicht mit Odoo integriert. Es ist außerdem unfähig, mit großen Mengen der einkommenden Dokumentation zurechtzukommen. Daten sind mehrere Male von Hand aufgenommen worden. Angestellte verbringen viel Zeit in der Suche nach der Dokumentation.

Die Dokumentation geht nicht durch richtige Kanäle und im schlechtesten Fall geht sie verloren. Die Buchhaltung bekommt keine Dokumentation in bestimmten Intervallen und es gibt kein zentrales Management, um alle Aufzeichnungen und Dokumente darzustellen.

Hauptziele des Projektes

• Reduktion der Zeit, die für das Prozessieren der Aufzeichnungen nötig ist
• Schriftgutverwaltung mit Buchhaltung integrieren
• Prozess vereinfachen
• Kosten reduzieren
• zentralisierte Archive kreieren  

Wie wir es gelöst haben

Da Odoo kein vollständiges Modul für die Schriftgutverwaltung, das unser Klient braucht, hat, mussten wir ein kundenspezifisches Modul für die Schriftgutverwaltung in Odoo kreieren.

Der Arbeitslauf war aufgrund neuer und gut definierter Verfahren entwickelt. Der Dokumentationskreis ist von "Drag and Drop" Phasen definiert, die leicht zu benutzen sind. Der Prozess wurde verbessert. Werden die Daten einmal eingegeben, werden sie durch alle Formen und Berichte durchgezogen.

Das ganze Modul ist eng mit analytischer Buchhaltung und dem Rechnungswesen verbunden und es ermöglicht einen leichten Zugang zu allen verbundenen Dokumenten. 

Gewonnene Vorteile für das Unternehmen

• Reduktion der Zeit, die für das Prozessieren der Aufzeichnung nötig ist
• alle Aufnahmen sind auf einem Ort
• einfache, aber leistungsfähige Suchoptionen
• alle legale / externe Dokumente mit den Odoo Aufnahmen verbinden